La création d’un nouveau rôle vous permet d’affiner les autorisations et les droits d’accès pour un type d’utilisateur spécifique au sein de votre environnement VMS. Plutôt que d’attribuer des accès larges et génériques, les rôles garantissent que les utilisateurs ne voient et n’interagissent qu’avec les informations pertinentes par rapport à leurs responsabilités. Cela améliore la sécurité, réduit la complexité et aide les utilisateurs à travailler plus efficacement.

Par exemple, un rôle Finance peut nécessiter uniquement l’accès à des documents financiers tels que les factures, les budgets ou les rapports de paiement. Cet utilisateur n’aurait pas besoin d’accéder aux fonctionnalités opérationnelles telles que les demandes, les propositions ou les communications avec les fournisseurs. En créant un rôle dédié, vous évitez l’accès inutile à des données sensibles ou non pertinentes, tout en maintenant une interface claire et ciblée pour cet utilisateur.

Les rôles sont particulièrement utiles dans les organisations comportant plusieurs départements, des parties prenantes externes ou des exigences de conformité variées. Ils permettent aux administrateurs de standardiser les niveaux d’accès tout en prenant en charge différents flux de travail et responsabilités.

Remarque : la création d’un rôle ne se limite pas à l’attribution des autorisations. Pour garantir que le rôle fonctionne comme prévu, vous devez également configurer les rapports et les paramètres de notification appropriés. Sans ces paramètres, les utilisateurs risquent de manquer des mises à jour importantes ou de ne pas avoir la visibilité nécessaire sur les données dont ils ont besoin. Veillez toujours à examiner l’ensemble des paramètres du rôle avant de l’attribuer à des utilisateurs.

Voir aussi: Comment puis-je gérer les rôles des fournisseurs ?