Het aanmaken van een nieuwe rol stelt je in staat om machtigingen en toegangsrechten nauwkeurig af te stemmen op een specifiek type gebruiker binnen je VMS-omgeving. In plaats van brede, generieke toegang toe te kennen, zorgen rollen ervoor dat gebruikers alleen de informatie zien en ermee werken die relevant is voor hun verantwoordelijkheden. Dit verbetert de beveiliging, vermindert complexiteit en helpt gebruikers efficiënter te werken.

Een Finance-rol heeft bijvoorbeeld mogelijk alleen toegang nodig tot financiële documenten zoals facturen, budgetten of betalingsrapporten. Deze gebruiker heeft geen toegang nodig tot operationele functies zoals aanvragen, voorstellen of communicatie met leveranciers. Door een specifieke rol aan te maken, voorkom je onnodige toegang tot gevoelige of irrelevante gegevens en blijft de interface overzichtelijk en gericht voor die gebruiker.

Rollen zijn vooral nuttig in organisaties met meerdere afdelingen, externe belanghebbenden of uiteenlopende compliancevereisten. Ze stellen beheerders in staat om toegangsniveaus te standaardiseren, terwijl verschillende workflows en verantwoordelijkheden worden ondersteund.

Let op: Het aanmaken van een rol is niet beperkt tot het toewijzen van alleen machtigingen. Om ervoor te zorgen dat de rol naar behoren functioneert, moet je ook de juiste rapportages en meldingsinstellingen configureren. Zonder deze instellingen kunnen gebruikers belangrijke updates missen of onvoldoende inzicht hebben in de gegevens die ze nodig hebben. Controleer rolinstellingen daarom altijd in hun geheel voordat je ze aan gebruikers toewijst.